eSourcing returns

En ce début de mois de mai mes projets m’ont envoyés de l’autre côté de la manche. J’en ai profité pour rencontrer des éditeurs de solutions. Mes échanges avec Market Dojo ont en autre portés sur la capacité des organisations achats à convaincre leur direction du retour sur investissements de leur projet de SI achats…

« We recently met up with a small french consultancy, Effixens at cafe Lala in Hammersmith. On the menu was some fantastic mediterranean food as well as a healthy dose of eSourcing discussion. Over the obligatory espresso, conversation turned to whether the majority of procurement professionals really understand the returns of eSourcing. To put this in perspective, in France eAuctions are not very popular so the primary use of eSourcing is for eRFx’s (such as Request for Information/ Proposals/ Quotations).

(Source iSource report by University of the West of England, 2010)
Earlier that day I had had a discussion with our insurance company who asked to confirm that our software is a back office operation. And as you can probably guess, it isn’t. This is a very pertinent point.eSourcing is a more complex beast to Contract management for example where the Return on Investment (ROI) is more difficult to judge. The difference being that contract management is more of a back office operation whereas eSourcing is used for collecting prices and information from the suppliers and also negotiation in real time. It is on the front lines, the vangard of the procurement department. The knock on effect is that eSourcing has the potential to deliver a much higher ROI more quickly. Thus the adoption of eSourcing is crucial for any organisation. Even if eSourcing is only used for eRFx’s, rather than eAuctions there are many benefits over the traditional approaches.
1. Scalability and efficiency

Processes can be standardised. This enables repeatability and especially scalability of any tender activity delivering higher savings without an increased workload.
2. Centralisation of data
All data is held in one place. Should anyone leave or be off sick all the data can be easily picked accessed. Supplier databases can be centrally controlled helping rationalisation.
3. Auditability
Secure electronic records of all activities are maintained which can be accessed easily many years after the event.
Thus the adoption of eSourcing is crucial for any organisation. Recently we discussed on Thomas.net how we can beat email, eSourcing’s greatest competitor especially for eRFx’s. The main driver has to be to make a platform that people want to use. It will need to have a gamification element, excellent reporting and has to make life easier. Combined with the obvious benefits, it’s got to be a must for any organisation. »
Alun Rafique – Market Dojo

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Stratégie d’achat … Remboursement de la TVA sur notes de frais en Europe

 Depuis le 1er janvier 2010 les règles de remboursement de la TVA ont été harmonisées. Pour une société, ces frais de déplacement peuvent être un poste important. En France, les frais de déplacement ne donnent lieu à remboursement de la TVA que dans des cas très précis que je n’évoquerai pas ici.

Mais ce qui est très intéressant, c’est de constater que selon le pays, ces règles varient. « Et alors ? » seriez-vous tenté de me dire.

Et alors … si du personnel de votre société se déplace en Europe, vous pouvez prétendre au remboursement de la TVA selon le droit applicable dans le pays dans lequel les frais ont été payés … enfin, à quelques bémols près (dont les conditions pour y prétendre). La procédure, qui passe par le portail impots.gouv.fr (qui n’est dans ce cas qu’une boite à lettres), est très précise  et la décision dépend du pays destinataire.

Et là, nous allons trouver tout, du pire (états qui ne répondent pas, ou donnent des motifs de rejets « créatifs ») au meilleur.

Cas vécu récemment : des frais de déplacement en Allemagne sont collectés, vérifiés et saisis sur le portail impots.gouv.fr et font l’objet d’un rejet pour non-conformité de la procédure (lettre au format pdf, 6 pages en Allemand faisant référence à tous les textes qui justifient le rejet).

Nouvelle saisie, conforme cette fois. Quelques mois plus tard, notification de remboursement de la TVA. Et là, le plus incroyable, l’Office Allemand de la TVA notifie par document séparé des pénalités de retard.

Mais c’est injuuuuuusssste ! En réalité non, parce qu’il faut lire un peu plus loin ….

En effet, depuis 2010, les états ont 4 mois pour instruire la demande au lieu de 6 mois auparavant. Donc l’Office Allemand de TVA, constatant qu’il avait 2 mois de retard dans l’instruction s’est appliqué les pénalités de retard (0.5% par mois du montant de la demande acceptée … ça fait quand même un 6% / an !) et a donc notifié l’entreprise qu’elle allait verser, en plus du remboursement de la TVA, un complément de 1% dudit remboursement au titre des pénalités.

Incroyable Allemagne dont on moque très souvent la rigueur mais qui donne ici un exemple de ce que peuvent être de saines relations avec les contribuables, personnes morales ou physiques. En tous les cas, croyez bien que tout le monde a été très étonné.

J’ai intitulé ce billet «Stratégie d’achat …». En effet, il y a de réelles économies à la clé et pas seulement au moment de se faire rembourser. Vous avez déjà entendu parler – par exemple – des problèmes liés à la récupération de la TVA pour un séminaire en France. Imaginez simplement que vous le fassiez en Allemagne, les 19% de TVA sont (actuellement) récupérables et ce n’est qu’un simple exemple.

Si vous voulez en savoir plus sur la les enjeux, etc …. N’hésitez pas à nous contacter.

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